CRM sur mesure pour BuroSystèmes
Un CRM développé sur mesure pour centraliser la relation client, le suivi du parc de machines et le pilotage commercial de BuroSystèmes, synchronisé chaque nuit avec l'ERP métier Artis.
Contexte
BuroSystèmes est une entreprise française spécialisée dans l'équipement de bureau. Elle vend et loue des copieurs et imprimantes, et assure aussi les contrats de maintenance et les consommables. Son activité repose sur une équipe commerciale, une équipe de télévente (opérateurs) et un encadrement (managers).
Le besoin
- Un CRM existant mais devenu obsolète : mis en place plusieurs années auparavant, il ne répondait plus aux usages de l'équipe commerciale et n'évoluait plus.
- Informations dispersées : l'ERP de gestion (Artis) contient les factures, le parc de machines et les devis, mais rien ne servait d'outil commercial pour le suivi des clients, des relances, des rendez-vous et des opportunités.
- Pas de vision du parc client : difficile de savoir quelles machines un client possède, quand son contrat se termine, ou s'il utilise du matériel concurrent — autant d'occasions de vente non repérées.
- Suivi commercial peu structuré : opportunités, tâches, appels et comptes rendus de réunion non centralisés, sans tableau de bord ni suivi des objectifs pour le management.
- Prospection manuelle : campagnes d'appels et d'e-mails menées sans outil dédié pour tracer qui a été contacté, et avec quel résultat.
- Tâches administratives répétitives : devis, contrats et courriers rédigés à la main.
La solution
Un CRM sur mesure, développé par étapes à partir d'un cahier des charges. C'est une application web qui centralise toute la relation client et se synchronise chaque nuit avec l'ERP Artis.
Reprise des données de l'ancien CRM
Avant la bascule, les données de l'ancien CRM devenu obsolète (comptes clients, contacts, historique) ont été reprises et intégrées dans le nouveau système, pour ne perdre aucun historique commercial déjà constitué.
Gérer les clients et prospects
Fiche entreprise avec contacts, historique complet des actions, notes, secteur géographique et recherche globale. Les informations légales sont pré-remplies grâce à la base officielle des entreprises (INSEE).
Suivre le parc de machines
Le matériel installé chez chaque client, ses relevés de compteur et les dates de fin de contrat. Les machines concurrentes sont aussi recensées, pour repérer les opportunités de vente croisée.
Piloter les ventes
Les opportunités avancent dans un pipeline visuel (type tableau Kanban), de la qualification au devis envoyé puis gagné ou perdu, avec le motif en cas de perte. Un catalogue produits alimente les devis.
Organiser le travail au quotidien
Tâches, réunions (synchronisées avec l'agenda Outlook), notifications internes et rappels.
Faire de la prospection et de la télévente
Campagnes d'appels avec script d'argumentaire, campagnes d'e-mails, journal des appels et suivi du traitement de chaque contact par les opérateurs.
Produire des documents automatiquement
Devis, contrats, courriers et comptes rendus générés en PDF ou Word à partir de modèles, remplis avec les données du client, du contact et de l'opportunité.
Piloter l'activité
Tableaux de bord personnalisables, objectifs par commercial et suivi des performances.
Contrôler les accès et tracer les actions
Quatre rôles avec des droits différents (administrateur, manager, commercial, opérateur). Toute modification est enregistrée dans un journal d'audit non modifiable. La connexion peut se faire avec le compte Microsoft de l'entreprise (SSO).
Bénéfices
- Une seule source d'information pour toute l'équipe, sans ressaisie entre l'ERP et le suivi commercial.
- Moins de temps perdu sur l'administratif, grâce aux documents générés automatiquement.
- Des opportunités mieux repérées : fin de contrat, machine concurrente, vente croisée.
- Une meilleure visibilité pour le management, avec des tableaux de bord, des objectifs et un historique fiable.
- Des données sécurisées, avec des droits par rôle et une traçabilité complète.
Stack technique
Application web (interface React) et API Laravel, avec une base PostgreSQL. Elle est conteneurisée avec Docker et connectée à Microsoft 365 et à l'ERP Artis.